Orientar con información vigente
Consulta la ficha del programa y de su convocatoria. Distingue modalidad, sede, fechas y horarios; los cambios deben actualizar la fuente antes de que el asistente vuelva a responder.
Convocatorias e inscripciones conectadas para academias
El interés de una persona puede cambiar de programa o grupo antes de inscribirse. Diseñamos un registro que conserve esa decisión y detenga seguimientos antiguos cuando se modifica la solicitud.
Revisar el recorrido de una inscripción ↗El catálogo cambia y atención conserva el dato anterior
Un interesado puede consultar varios programas, cambiar de horario o esperar una nueva convocatoria. Si solo se conserva su teléfono en una hoja, es difícil saber qué se le ofreció y qué sigue pendiente. La automatización debe relacionar contacto, programa, grupo y estado administrativo.
De pregunta sobre un programa a validación administrativa
Registrar y dar seguimiento
Crea una solicitud por programa de interés y evita duplicados del mismo evento. Asigna asesor, conserva preferencias de horario y detén seguimientos cuando la persona decline continuar.
Validar la inscripción
Consulta cupos y registra preinscripción, documentación y pago como estados separados. La matrícula solo se confirma cuando el centro valida los requisitos y la operación.
Ejemplo: cambio de grupo después de preinscribirse
Una persona elige otro horario cuando ya se prepararon indicaciones. El flujo verifica el grupo solicitado, conserva la solicitud anterior y pide validación del traslado. Solo después actualiza estado, tareas y comunicaciones, sin contabilizar dos matrículas.
Escenario propuesto para evaluar el diseño; no representa un resultado de cliente.
Sistemas y responsabilidades
El catálogo mantiene fichas por convocatoria; el CRM registra preferencias; el sistema académico confirma estados administrativos. n8n coordina eventos y un agente consulta contenido vigente. Si no hay acceso de escritura al sistema, la validación queda como tarea humana.
Condiciones para aceptar el piloto
- Una convocatoria cerrada deja de ofrecerse.
- El último cupo solicitado por dos personas requiere una reserva consistente.
- Reenviar un comprobante no confirma pago ni crea otra inscripción.
Información necesaria
- Catálogo de programas y convocatorias con responsables de actualización.
- Grupos, horarios, modalidad y cupos autorizados.
- Estados administrativos y reglas de confirmación.
- Procedimiento para verificar pagos y tratar cambios de grupo.
Qué debe pasar por revisión
El agente no decide admisiones ni evaluaciones académicas. Si se requieren datos de menores o documentos personales, define primero un proceso adecuado de recepción y acceso con el responsable del centro; no se necesitan para responder preguntas generales sobre horarios.
El sistema debe registrar errores y dejar una tarea recuperable cuando una API falle. La persona responsable necesita ver qué ocurrió y qué operación sigue pendiente.
Un piloto que puedas evaluar
Selecciona un programa con una convocatoria abierta. Prueba cupos agotados, horarios modificados, reenvíos y cambios de grupo. Verifica que las comunicaciones antiguas se detengan cuando se actualice la solicitud.
Compara una muestra anterior y posterior con volumen similar. Incluye tiempo de supervisión y correcciones para que el ahorro estimado no oculte trabajo nuevo.
Indicadores útiles
- Consultas con programa y convocatoria identificados.
- Tiempo hasta una orientación válida o atención del asesor.
- Preinscripciones pendientes y confirmaciones corregidas.
Antes de implementarlo
¿Puede atender consultas sobre distintos programas?
Sí, si cada programa tiene información separada y vigente. Si la pregunta no permite identificar el curso, el asistente debe pedir aclaración antes de responder.
¿Necesito reemplazar mi sistema académico?
No necesariamente. Revisamos los accesos del sistema actual y podemos comenzar con el registro comercial y tareas de validación, sin escribir matrículas automáticamente.