Recibir y clasificar
Registra canal, producto, cantidad y destino. Si el cliente utiliza un nombre distinto al del catálogo, solicita validación antes de convertirlo en un código de producto.
Pedidos y almacén conectados para comercio en Perú
La prioridad es entregar a almacén un pedido que pueda preparar: producto reconocido, unidad correcta y compromiso validado. Diseñamos el traspaso desde ventas para que las incidencias vuelvan al responsable adecuado.
Revisar el traspaso a almacén ↗El pedido cambia mientras almacén lo prepara
Una conversación atendida no equivale a un pedido registrado. Cuando catálogo, stock y despacho están separados, el asesor puede ofrecer un producto agotado o duplicar un pedido al reenviar el mensaje. La solución empieza por identificar cuál es el sistema autorizado para cada dato.
De solicitud comercial a orden verificable
Consultar y reservar
Lee precio y existencias desde la fuente definida. Reserva solo si el sistema admite esa operación con control de concurrencia; de lo contrario, solicita confirmación al almacén.
Confirmar y seguir
Crea el pedido con un identificador único, registra su aceptación y comunica el estado confirmado. Cancelaciones y devoluciones deben tener una ruta separada.
Ejemplo: entrega parcial con saldo pendiente
Un distribuidor recibe un pedido de varias referencias y solo puede despachar parte. El diseño conserva cantidades solicitadas, aprobadas y entregadas por línea. Ventas valida la alternativa con el cliente; operaciones registra el saldo sin abrir una segunda venta ficticia. Una devolución debe enlazarse a la entrega correspondiente.
Escenario propuesto para evaluar el diseño; no representa un resultado de cliente.
Sistemas y responsabilidades
El CRM conserva la negociación; catálogo y almacén controlan códigos, unidades y disponibilidad; n8n intercambia eventos y concilia referencias. Si el transportista no ofrece API, un registro manual con responsable puede mantener el estado sin simular rastreo automático.
Condiciones para aceptar el piloto
- Un pedido repetido conserva una única orden.
- Un cambio de cantidad después de preparar genera revisión de almacén.
- Una entrega parcial conserva saldo y comunicación aprobada.
Información necesaria
- Catálogo con códigos y unidades de venta.
- Sistema fuente de stock, reservas y precios.
- Zonas de entrega y responsables de despacho.
- Reglas para cambios, anulaciones y revisión de pagos.
Qué debe pasar por revisión
Una captura de transferencia no confirma un abono. El flujo puede registrar el comprobante como pendiente, pero el estado pagado debe venir de una fuente autorizada o de conciliación humana. Tampoco se debe descontar stock dos veces por un reintento.
El sistema debe registrar errores y dejar una tarea recuperable cuando una API falle. La persona responsable necesita ver qué ocurrió y qué operación sigue pendiente.
Un piloto que puedas evaluar
Empieza con un canal, un catálogo pequeño y una zona de entrega. Antes de ampliar, prueba pedidos simultáneos del último producto, cancelaciones y reenvíos del mismo evento.
Compara una muestra anterior y posterior con volumen similar. Incluye tiempo de supervisión y correcciones para que el ahorro estimado no oculte trabajo nuevo.
Indicadores útiles
- Pedidos recibidos frente a pedidos registrados.
- Correcciones por producto, cantidad o dirección.
- Tiempo desde confirmación hasta preparación.
Antes de implementarlo
¿Puedo empezar con una hoja de cálculo?
Puede servir para un piloto con volumen y concurrencia controlados. Si varios usuarios modifican existencias, revisamos primero los riesgos de conflicto y la necesidad de un sistema con reservas.
¿Necesito IA para gestionar los pedidos?
No para aplicar reglas de precio o stock. La IA puede ayudar a interpretar consultas; los importes y estados deben validarse contra datos del negocio.